Ở một văn phòng làm việc, vấn đề sắp xếp giấy tờ và đồ đạc một cách gọn gàng luôn là yêu cầu bắt buộc để có một môi trường làm việc văn minh, khoa học. Để đáp ứng được điều này, thì tủ và kệ để lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, đồ đạc là một trong số những sản phẩm nội thất cần thiết. Tuy nhiên, việc lựa chọn tủ kệ lưu trữ hồ sơ phù hợp với nhu cầu sử dụng và không gian văn phòng không phải là điều đơn giản. Để giúp bạn tìm được sản phẩm phù hợp, bài viết dưới đây sẽ cung cấp những lưu ý quan trọng khi lựa chọn tủ kệ lưu trữ hồ sơ cho văn phòng làm việc.
1. Xác định nhu cầu lưu trữ.
- Trước khi chọn mua tủ kệ lưu trữ hồ sơ, đồ đạc cho văn phòng, bạn cần phải xác định rõ nhu cầu sử dụng của mình. Văn phòng của bạn có lượng hồ sơ cần lưu trữ nhiều hay ít? Các tài liệu có thể được xếp theo kiểu gì (theo tháng, theo năm, theo bộ, theo loại công việc,...)?
Văn phòng có nhiều tài liệu: Nếu văn phòng của bạn có lượng tài liệu lớn cần lưu trữ, hãy chọn những chiếc tủ kệ có sức chứa cao, có nhiều ngăn kéo hoặc ngăn tủ để có thể phân chia tài liệu một cách hợp lý.
Văn phòng có ít tài liệu: Nếu văn phòng của bạn không có quá nhiều hồ sơ, một chiếc tủ lưu trữ nhỏ gọn, không chiếm nhiều diện tích sẽ là sự lựa chọn hợp lý.
- Ngoài ra, cần xác định loại tài liệu bạn muốn lưu trữ là hồ sơ giấy hay tài liệu điện tử (hộp đựng ổ cứng, đĩa mềm…). Điều này sẽ giúp bạn chọn đúng kiểu tủ, có thể là tủ hồ sơ truyền thống hoặc tủ đựng thiết bị lưu trữ điện tử.
2. Chọn kiểu dáng và kích thước phù hợp.
- Nếu bạn đặt tủ kệ để lưu trữ hồ sơ trong văn phòng thì cũng phải chú ý đến diện tích và vị trí đặt tủ, kệ để lựa chọn mẫu sản phẩm phù hợp. Tùy thuộc vào diện tích không gian văn phòng, bạn có thể lựa chọn tủ, kệ theo một số gợi ý sau:
Tủ lưu trữ đứng (tủ cao): Phù hợp cho văn phòng có không gian hạn chế nhưng yêu cầu lưu trữ nhiều hồ sơ. Những chiếc tủ này giúp tận dụng chiều cao của không gian để cất giữ hồ sơ mà không chiếm quá nhiều diện tích sàn.
Tủ lưu trữ ngang (tủ thấp): Thích hợp cho văn phòng có diện tích rộng và không yêu cầu lưu trữ nhiều tài liệu. Tủ dạng này giúp tiết kiệm không gian và tạo sự thoáng đãng cho văn phòng.
Tủ có nhiều ngăn kéo: Để lưu trữ hồ sơ theo từng mục đích, bạn nên chọn những tủ có nhiều ngăn kéo để dễ dàng phân loại tài liệu. Việc chia nhỏ các ngăn tủ sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý tài liệu.
3. Chất liệu tủ, kệ.
- Khi chọn chất liệu, bạn nên cân nhắc đến yếu tố thẩm mỹ, độ bền và khả năng chịu lực của tủ để đảm bảo sử dụng lâu dài. Chất liệu tủ kệ lưu trữ cũng là yếu tố quan trọng bạn cần lưu ý khi lựa chọn. Các chất liệu phổ biến thường được sử dụng là gỗ công nghiệp, thép, nhựa hoặc kết hợp giữa các chất liệu này.
- Hiện nay, trên thị trường đang phổ biến nhất là loại tủ, kệ được làm từ gỗ MDF phủ Melamine. Với những ưu điểm như hạn chế tối đa tình trạng cong vênh, mối mọt, giá thành rẻ, màu sắc thích hợp thì bạn có thể ưu tiên tham khảo loại tủ, kệ được làm từ chất liệu này.
4. Tính thẩm mỹ và phong cách văn phòng.
- Tủ kệ lưu trữ hồ sơ không chỉ có tác dụng tổ chức tài liệu mà còn là một phần trong không gian văn phòng. Do đó, bạn cần chọn tủ có thiết kế phù hợp với phong cách chung của văn phòng.
- Mặt bằng chung của đa số các văn phòng hiện nay đều có thiết kế hiện đại, nhưng vẫn giữ được nét thanh lịch, trang nhã, lịch sự. Với những đặc điểm này thì bạn có thể ưu tiên chọn loại tủ, kệ có màu sắc basic như trắng, đen, nâu, be,chọn tủ với kiểu dáng đơn giản nhưng vẫn toát ln vẻ đẹp của tủ, kệ.
5. Lựa chọn nơi mua uy tín.
Cuối cùng, bạn nên chọn mua tủ kệ lưu trữ từ các địa điểm uy tín, có chế độ bảo hành rõ ràng. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu các khách hàng đi trước tại các trang web ở mục đánh giá sản phẩm. Các nhà sản xuất uy tín thường cung cấp sản phẩm chất lượng, đáng giá tốt, bền bỉ và dịch vụ hậu mãi tốt, giúp bạn yên tâm trong suốt quá trình sử dụng.
Tóm lại, việc lựa chọn tủ kệ lưu trữ hồ sơ cho văn phòng làm việc là một quyết định quan trọng không chỉ giúp tổ chức không gian làm việc khoa học mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Hãy căn cứ vào nhu cầu lưu trữ, kích thước văn phòng, chất liệu, tính bảo mật và thẩm mỹ để chọn mua chiếc tủ phù hợp nhất. Một chiếc tủ lưu trữ thông minh và phù hợp sẽ giúp không gian văn phòng của bạn gọn gàng, chuyên nghiệp và tạo cảm hứng làm việc hiệu quả.
Trên đây là một số thông tin về cách lựa chọn tủ kệ lưu trữ hồ sơ cho văn phòng làm việc. Nếu bạn đang cần tìm cho mình đồ nội thất như bàn làm việc, kệ, tủ,... làm từ gỗ MDF thì có thể tham khảo tại đây. Chúng tôi luôn tư vấn và cung cấp các sản phẩm nội thất với đầy đủ màu sắc, mẫu mã, thiết kế, trong đó có cả việc thiết kế theo yêu cầu của khách hàng và hướng dẫn lắp đặt chi tiết nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào cần được giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp.
🏠Showroom: Số 9 ngõ 88, đường Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
🌎Shopee: https://shopee.vn/igm.official
🌎Shopee: https://shopee.vn/igm.vietnam
☎️Hotline/Zalo: 0833 333 812 - IGM Hà Nội.